WinActor(RPA)始めました

はじめに

偶には、ブラ三以外の事も書こうと思い
数年前から会社で導入したRPAツールのWinActorについて
簡単にですが、レビューしようと思います

最近の流行なんでしょうか
ルーティンワークを自動化して業務効率化 → 働き方改革的なノリで導入しました

従業員が1000人弱の企業(中小企業なんでしょうか?)という事もあって
RPAの開発は私がほぼ全て担当してます^^;
同規模の企業ではどのように運用してるんだろうなぁ、というのは疑問だったりします

RPAとは

そもそも、WinActorの前にRPAとは何ですか?って話を社員の人からは、よくされます

RoboticProcessAutomationの略です、って言って伝わるわけもないので
普段、皆さんがされてるルーティンワークを、代わりに自動でしてくれる便利ツール
という説明をしてます。

それによって空いた時間は何をすれば??って聞かれることもあるんですが
新たに付加価値ある仕事を創出しよう
って話をしてます

RPAで代替できるのは
作業手順がルール化されている業務(機械的な業務)
です

決して安くはないライセンス費用がかかるため
導入に踏み切るには費用対効果という問題はあるのですが
機械的な業務を、わざわざ人件費のかかる人間がする必要はないというのが私の考えです

WinActorとは

WinActorはNTTデータが開発したRPAソフトウェアです

会社で導入を決断した理由ですが

1.Microsoft Officeとの親和性が抜群
2.年間コストが比較的、安価
3.開発元がNTTデータという事でサポートが手厚い
4.ノンプログラミングなので(勉強すれば)誰でもシナリオが作成可能

といった点が挙げられます

WinActorの良いところ(メリット)

1.MicrosoftOfficeとの親和性が抜群

公式サイトにもあるんですが、MicrosoftOfficeとの親和性が抜群です
会社の事務作業はMicrosoftOfficeを使う事が大半の為、この親和性というのが非常に重要です
WinActorのライブラリはExcel、Word、PowerPointを操作するライブラリも入っているので

MicrosoftOfficeを使ったルーティンワークを自動化するのが非常に得意です!

とは言え、細々した処理はシナリオを描くのが手間なのでVBAで自動化したりしますが(´・ω`・)エッ?

2.年間コストが比較的、安価

これは導入したベンダーによりけりですが
開発機ライセンスが約600,000(円/年) → 約50,000(円/月)
実行機ライセンスが約200,000(円/年) → 約16,667(円/月)
です

オンプレミスだと1台につき1ライセンスとなりますので
あまり頻繁に開発しないのであれば開発機ライセンス1つ
頻繁に開発して、実行は実行機でというのであれば開発機ライセンス1つ&実行機ライセンス1つ
で運用するのかなぁと勝手に思っています

尚、月給25万の人を想定すると1人の業務の1/4をRPA化する事が出来れば元は取れます
現実の費用対効果はこれほど、単純ではないですが^^;

3.開発元がNTTデータという事でサポートが手厚い

毎年のようにバージョンアップされます
偶にバージョンアップによって動かなくなるパターンもあったりするのですが
軽微な修正で対応可能なことが多いです

そして、何よりユーザーフォーラムが充実していて、わからないことがあっても聞くことが出来ます

あまりメジャーでないソフトだとGoogle先生にお聞きしても存じ上げておりません<(_ _)>
で門前払いとなるので、これは非常にありがたいです

WinActorのUserForumから引用

4.ノンプログラミングなので(勉強すれば)誰でもシナリオが作成可能

ノンプログラミングでGUI開発できるので誰でも作成可能ではあります
が、それなりにプログラミング自体の知識があった方が良いです
プログラミングの知識がある人とない人で習得にかかるまでの時間はかなり開きが出ると思います

理由としては
プログラミングと同様に頻繁に使う処理が必ずあるから
頻繁に使う処理はパーツ化(ユーザライブラリ)によって、開発工数が大幅に短縮可能となります

この辺りの考え方はプログラミングしない人ではあまり必要とされないノウハウなので
どうしてもプログラミングしている人としていない人ではシナリオの作り方に差が出てしまいます

ちなみにWinActorは処理を録画して自動化する事も出来ます
これは便利なのですが、録画して作ったシナリオはかなり固定化されたシナリオなので
余程、固定化された業務以外では、多少のアレンジが必要となります

WinActor公式サイトから引用

WinActorの悪いところ(デメリット)

メリットばかり書いたので、良い事しかないのか?という話ですが
当然ながらデメリットも幾つか存在します

1.自動化した業務の手順を忘れる

これは運用の問題に近いですが
人間であるが故、やらなくなった業務の事は数カ月もすれば忘れてしまいます

RPAも機械があるが故に、WindowsUpdateに巻き込まれて偶に動かない事があります
自動化前には、その手動業務を手順化した資料を残しておく必要があります

WinActorでシナリオを作る場合、開発者は業務内容を頭に入れてから書きます
開発者は大体の処理の流れがイメージ出来ている状態となります

機械的業務は機械的であるが故に
作業者は大体の処理の流れをイメージ出来ていないことがあります

いざRPAが動かなくなって、手動でのやり方もわすれてしまって大変な事態になる

という事は結構多いです

2.シナリオは属人化する(特に社内SE)

WinActor導入のコンサル会社であれば、属人化しないようにマニュアル化されてると思います
ですが、社内SEと言える人材が数人しか居ない中小企業でWinActorを導入した場合
シナリオは属人化します

1週間に1時間でも、WinActor開発の時間があればちょっとずつ伸びますが
昨今の人的リソースを考えると、どうしても開発スキルのある人間が開発を担当せざるを得ません

そうなってくると、1000人弱の人材を抱えている企業だとしても
RPAのシナリオを書くことのできる人材はオンリーワンという困った事態となります

最後に

色々と思うところを、そのまま書き綴りましたが
WinActorは非常に使いやすいRPAツールです

例えば
・決まったPDFの帳票を決まったサプライヤにメール送信・FAXしている
・決まった時間にデータベースからデータを取り出して統計資料を責任者にメール送信している
といった業務が多い企業であれば、必ず導入費用以上の効果が期待できます

最後の最後に・・・

忘れずに自動化するシナリオは手順化しましょう!!

本当に地獄を見ます・・・orz

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